Comment optimiser son système de recrutement ?
Il y a environ 5 ans, le terme de Growth Hakcing est arrivé en France et a bouleversé les systèmes d’acquisition de nouveaux clients : les commerciaux sont devenus des Business Developer. Aujourd’hui, ce même changement s’opère dans le milieu du recrutement. Nous voyons fleurir des Recruiter Ops et des Recruteurs utilisant des outils d’automatisation pour faciliter leur quotidien.
Mais comment, des outils pourtant conçus pour de la Lead Gen peuvent s’avérer très efficace pour un système de recrutement ?
Cet article vise à vous donner des premières briques de réponses et surtout des process facilement activables. L’optimisation d’un système de recrutement ne se résume pas à une bonne marque employeur ni d’avoir un logiciel de recrutement mais d’avoir un véritable processus de recrutement mêlant l’inbound (offre d’emploi, canaux de diffusion, etc) et l’outbound (outils de recrutement, stratégie de recrutement, etc).
Lorsque nous faisons un mapping d’une journée classique d’un recruteur spécialisé dans la “chasse” voici les grandes étapes :
brief du client ou du chef de projet sur le candidat idéal
Aller sur Recruiter Lite ou sur Linkedin
Regarder quel profil pourrait correspondre
Les contacter
Répondre aux candidats intéressants
Faire un entretien de recrutement
Reporting
Avec les outils d’automatisation, nous pouvons grandement améliorer et fluidifier les étapes 2,3 et 4. Cet article va se concentrer sur ces grandes étapes du recrutement. Rapidement, nous pouvons voir que le recruteur aura plus de temps à consacrer aux candidats et aux vraies tâches à forte valeur ajoutée. Gagner du temps pour dénicher les meilleurs talents, c’est l’objectif de la manoeuvre.
Comment se constituer un fichier de candidats potentiels rapidement ?
Qu'est-ce que le scrapping recrutement ?
Le scrapping est le fait d’aspirer les informations présentes sur un support. Dans notre cas, nous ne concentrerons sur Recruiter Lite (la version LinkedIn pour les recruteurs). Il existe d’autres workflows de scrapping intéressant pour les recruteurs IT comme celui avec Github. Celui-ci, bien maitrisé, vous permet de collecter des adresses mails personnelles de développeurs avec des compétences précises (comme maitriser JAVA). Mais revenons à nos moutons !
La base du scrapping est de sélectionner sa page d’origine, celle qui concentre toutes les informations utiles sur votre nouvelle recrue. Dans le cadre de Recruiter Lite, ce sera la page de recherche. Dans la même veine que les recherches Sales Navigator, les recherches Recruiter se décompose en trois types de filtres. Je vous laisse consulter cet article pour en apprendre davantage.
Comment optimiser son scrapping de recrutement ?
Les filtres clés sur Recruiter Lite et qui ne sont pas sur Sales Navigator se situent au niveau des compétences, de l’expérience de la personne et de la date de sa dernière année d’étude. Pour plus de précision, n’hésitez pas à coupler les filtres compétences avec les mots clés. Par exemple, un Developpeur Python peut avoir comme compétence le SQL mais vous rajoutez “SQL” dans les mots clés alors il aura déjà effectué une expérience professionnelle avec “SQL”.
Ici l’enjeu est de convertir les X personnes de votre recherche dans un fichier CSV en ne perdant aucune info et voici le processus de recrutement :
Utilisation de Captain Data : “Search LinkedIn Recruiter Lite”
Visite des profils via Captain Data : “Visit LinkedIn Profile”
Vous obtiendrez un fichier de ce type avec la recherche Recruiter Lite suivante : Lien de recherche (attention il faut avoir Recruiter Lite pour y accéder)
Quel est l'intérêt d'un bon scrapping ?
Pourquoi obtenir autant d’informations ? La data que vous collectez sur les potentiels candidats va vous permettre de nettoyer votre fichier avant de les contacter. Votre service de Ressources Humaines vous remerciera de pré-sélectionner les candidats en amont de la prise de contact 😉 Même si Recruiter Lite est, à bien des égards, une formidable base de données, il faut avoir conscience que celle-ci n’est pas infaillible et un cleanage est souvent nécessaire.
Autre chose qui est essentielle, nous le verrons en 3ème partie mais la prise de contact automatisée est pertinente uniquement si celle-ci est personnalisée. Je ne parle pas des simples “merge tags” mais du copywriting en lui-même. Si vous recherchez des Product Owner par exemple, je vous conseille de spliter vos bases de données en secteur d’activité. En effet, grâce à cela vous pourrez utiliser le champ lexical du candidat que vous recherchez à recruter. Un Product Owner dans le secteur bancaire ne parle pas de la même façon qu’un product owner dans les logiciels SAAS. Il est simple de gagner du temps mais nous visons ici à donner envie à chaque candidat de vous rejoindre. Le responsable du recrutement pourra, grâce à votre travail sur la data candidat, s’y référer et préparer au mieux son entretien avec ce dernier.
Une fois constituée, votre base de données doit être passée à la loupe par vos recruteurs. C’est l’étape de screening candidat, vos recruteurs vont noter de 1 à 5 étoiles les profils LinkedIn de vos prochains candidats potentiels.
Besoin d'aide pour votre scrapping de candidats ?
Quel est l’intérêt d’un bon screening ?
Le screening de candidats est une étape clé dans tout processus de recrutement et celui-ci est peu automatisable. En effet, les recruteurs vont « ranger » les potentiels candidats par rapport à leur pertinence “sur le papier” pour le job en question. Surtout ne vous arrêtez pas à votre fiche de poste. Vous le saviez mieux que quiconque : les ressources humaines sont flexibles et parfois un super candidat peut mal se vendre sur « papier ».
Comment optimiser son screening ?
Afin d’effectuer ce screening candidat, je vous conseille d’importer votre base de données dans un Airtable (sorte de ATS, logiciel de recrutement, custom) pour 2 raisons :
Centraliser la data
Faciliter le screening de vos recruteurs
Uniquement les profils qui auront 3 et 4 étoiles partiront en automatisation. Les 5 étoiles représentant les meilleurs talents seront contactés personnellement par les recruteurs avec un message hyper personnalisé. Les profils entre 1 et 2 étoiles seront analysés par les Growths pour l’optimisation du processus de recrutement.
Lorsque vos recruteurs classeront des profils entre 1 et 2 étoiles, votre Growth hacker va analyser la récurrence de ces profils par rapport aux “bons” profils 3, 4 et 5 étoiles. Si la récurrence dépasse les 60% des 1 et 2 étoiles alors votre Growth devra modifier les filtres en amont de Recruiter Lite afin d’exclure automatiquement ces profils.
Pourquoi améliorer au fur et à mesure sa page de recherche Recruiter Lite de départ ? Parce que cela gagnera du temps à vos recruteurs ! Cela prendra littéralement 1 minute et 27 secondes à votre Growth Hacker pour udpdate ses filtres et économisera plusieurs minutes de screening candidat par votre équipe RH.
Une bonne stratégie de scrapping et de screening se peaufine avec le temps. Par exemple, avec un de nos clients cela fait maintenant 2 ans que nous l’accompagnons et nous avons maintenant 2% de profils en dessous de 2 étoiles. Au début de notre collaboration, nous étions à 15%.
En outre, un bon screening impactera directement la qualité de votre copywriting. Le système de notation que je vous ai présentée n’est qu’un exemple mais plus celui-ci sera fin et plus vos messages d’approches auront des taux intéressants. Avec un marché de l’emploi tendu et des bons candidats qui se font contactés régulièrement, il vaut mieux mettre toutes les billes de son côté pour leur donner envie.
Les profils 3 étoiles sont de bons candidats mais il y a un doute quelconque sur leur expérience, leur rémunération etc… alors ils recevront un copywriting plus complet que ceux à 4 étoiles où nous les contacterons avec un copywriting plus friendly.
Mais justement comment les contacter ? Une fois que le scrapping et le screening sont effectués, reste à contacter toutes ces personnes pour leur proposer le job de rêve. Ici, pas question de repartir dans nos travers et de contacter tous le monde avec le célèbre CTRL C CTRL V. Non non, nous utiliserons un des nombreux outils sur le marché avec 2 outils focus et 1 outil en bonus ;). L’optimisation de votre système de recrutement doit mêler logiciel de recrutement et expérience candidat.
Comment automatiser ses messages d’approche auprès de candidats ?
Un système de recrutement optimisé est un workflow qui mêle à la fois technique et humain. L’équilibre est extrêmement important pour 2 principales raisons :
Si votre équipe de Ressources Humaines ne trouve pas votre workflow pertinent et facile à utiliser, alors votre système ne tournera pas à plein régime.
L’humain va permettre de cacher la partie automatisée, peu de personnes apprécient de recevoir un message robotique d’où l’intérêt d’une bonne phase de screening avec une notation précise.
Avant de passer aux outils, regardons de plus près les bonnes pratiques en termes de copywriting sur Linkedin :
Si vous décidez de mettre un message de note, votre taux d’acceptation sera plus faible (oui oui) mais vous filtrerez les profils intéressés.
Le message de note est limité à 300 caractères, il faut faire court. Ne parlez pas de vous mais de votre candidat : “Votre parcours en analyse de la data est impressionnant ! Vous devez parfaitement maitriser le power BI. C’est exactement un profil comme le votre que nous recherchons, dispo pour échanger ?”
Vous êtes sur un réseau social, oubliez la signature, ne soyez pas trop corporate. Qui aimerait recevoir sur facebook : “Bonjour Fred, Comment vas tu ? Bien cordialement Joahn Doe”. Non, on est d’accord.
Pas plus de 2 messages de relances, si la personne ne vous a pas répondu c’est qu’il ou elle n’est pas intéressé(e) ou disponible. Vous pourrez la relancer dans quelques mois.
Vous souhaitez être accompagné(e) pour votre copywriting ?
Les bons outils à utiliser
Maintenant que nous avons les bases de données toutes propres et un copywriting qui déchire, il va falloir s’attaquer au paramétrage des outils d’automatisation.
La Growth Machine : l’outil par excellence pour les acquisitions multicanales
Si tout cela est bien fait vous devez viser un taux d’acceptation autour de 40% et un taux de réponse autour de 50%. Pour analyser ces taux, La Growth Machine met en place un dasboard qui est à votre disposition où vous pourrez voir quel message performe le mieux. Pratique pour optimiser son A/B testing.
Gros avantage, le support FR est d’une réactivité impressionnante et toujours pertinent. Ils vous font régulièrement des vidéos Loom pour vous expliquer votre problème. Bref, vous l’aurez compris, c’est mon chouchou.
Maintenant, si vous gérez une équipe de recruteur, il n’y a même plus de question à se poser : il faut l’utiliser. Leur nouvelle fonctionnalité est “game changer”. Elle vous permet de gérer les réponses sur toutes vos campagnes au sein de la même interface.
Waalaxy : L’outil intéressant pour exploiter uniquement le canal Linkedin
Waalaxy couplé à Mirror Profiles est une stack parfaite si vous avez besoin d’aller vite et vous avez des bases de données (même si elles sont bien segmentées) qui sont conséquences (plus de 1000 candidats potentiels).
En termes de logique, ce sera le même fonctionnement que La Growth Machine sauf que vous n’aurez pas la main sur le séquençage. Il faudra sélectionner un template déjà existant. Personnellement, pour du recrutement j’utilise :
Et en bonus Neostaff, très bien pensé pour les recruteurs. Je vous laisse le découvrir 😉
En conclusion
J’espère que cet article vous a été utile pour optimiser votre système de recrutement. Sachez que ce système reste perfectible et il y a beaucoup de choses que vous pouvez réaliser pour encore l’optimiser, comme rajouter dans vos boucles divers outils : unicity, videoask, whatsapp..
Je n’ai pas tout mis car sinon l’article aurait été beaucoup trop long ahah. Un point tout de même que je souhaiterais éclaircir, lorsque vous débutez sur des systèmes d’automatisation n’essayez pas de tout automatiser d’un coup. Faites d’abord vos tests à la main et dès que le workflow manuel fonctionne, alors c’est à ce moment que vous automatisez des étapes, mais pas avant.
En outre, le sujet de l’ATS fera l’objet d’un autre article mais sachez qu’il est indispensable pour un système de recrutement solide. La centralisation de données et avoir un ATS qui s’update est essentiel. Penchez vous sur la question des webhooks. Par exemple, un article qui peut vous intéresser de Romain sur la synchronisation de votre ATS avec les candidats qui vous répondent sur Linkedin.
Je vous souhaite un bon recrutement, et que vous puissiez trouver votre pépite ! 😉
