Introduction
Le recrutement d’un candidat requiert une certaine expertise et une expérience conséquente. Il est malheureux de constater que beaucoup d’entreprises pensent qu’une simple annonce d’emploi suffit pour pourvoir un poste. C’est une illusion du passé, et il est crucial pour les entreprises de le reconnaître. Cette prise de conscience implique l’établissement d’un processus de recrutement clairement défini, depuis la recherche des candidats jusqu’à la signature du contrat. Chaque étape du recrutement doit être soigneusement peaufinée pour éviter tout « trou dans la raquette » qui pourrait pousser le candidat à choisir une autre entreprise plutôt que la vôtre. Plusieurs facteurs entrent en jeu, mais l’un des plus clivants est la communication, ou plus précisément, les messages. L’objectif de cet article est de vous fournir des exemples de messages / emails en fonction de l’étape où se trouve votre candidat, du début jusqu’à la fin.
Emails de prise de contact : prospection candidats
La prospection de candidats nécessite des techniques de growth particulières. Du sourcing automatisé à la rédaction, chaque étape est importante pour maximiser les résultats de vos campagnes. Normalement, si vous menez une bonne « chasse », vous devriez avoir 3 à 4 candidats en phase de « négociation » en moins de trois semaines.
Pour vous aider dans vos démarches de prospection, il est important de contacter les différents candidats sur plusieurs canaux. Il en existe trois, et si vous les intégrez dans une séquence automatisée, vous pouvez être sûr que les statistiques mentionnées ci-dessus seront toujours au rendez-vous.
Les trois canaux en question sont (dans l’ordre) :
- L’emailing
- Le téléphone via SMS / WhatsApp
- L’appel téléphonique
Voici quelques bonnes pratiques pour une séquence de prospection de candidats :
- Séquences de 3 messages Linkedin max + 2 emails max + 1 message WhatsApp ou SMS max + 1 rappel téléphonique
- Attirez le candidat en complimentant son parcours, évitez d’être trop général. Il faut que cela soit personnalisé selon le secteur dans lequel il évolue, son école, etc.
- Soyez concis : pas plus de 1000 caractères par message. Idéalement, visez les 500 caractères.
- Ne renvoyez pas vers une fiche de poste impersonnelle. Expliquez-lui via le message les grandes lignes de la mission.
- Comme un commercial, trouvez les arguments forts de votre entreprise. Missions challengeantes, possibilité d’évolution en raison d’une croissance rapide, plan de formation, politique de télétravail, etc.
- Mentionnez le salaire ! Rien que ce point là, vous fera passer dans le top des entreprises… Même si vous préférez voir le profil avant, indiquez une fourchette.
Voici un exemple d’email que l’on utilise pour un de nos clients :
Email 1 :
Objet : Opportunité professionnelle
Bonjour {{prénom}},
J’espère que vous allez bien. Aurélien m’a donné votre contact car il a essayé de vous joindre via Linkedin mais sans succès.
Vous avez un profil intéressant et votre expertise en cyber/GRC serait pour nous d’une grande aide !
Nous souhaitons recruter un profil de “Consultant GRC” en CDI, non pas sur mission mais sur profil. Chez XXX ce sont nos collaborateurs qui choisissent leurs missions et nous fonctionnons plus par feeling que par CV !
Nous sommes un cabinet indépendant de 36 personnes et nous accompagnons nos clients sur la gestion des risques numériques liés à la cybersécurité, au digital workplace, au projet (et à leur adoption) et plus particulièrement à la Gouvernance de l’information.
Est-ce que nous pouvons en discuter de vive voix pour que vous me parliez de vos projets ?
Bien à vous,
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre méthode, je vous invite à consulter directement nos cas clients : https://stepward.com/cases/
Sur 100 personnes que vous contactez, approximativement 40 d’entre elles vous donneront une réponse. Sur ces 40, une majorité vous dira qu’ils ne sont pas à la recherche d’un emploi pour le moment. Cela ne signifie surtout pas qu’il faut les oublier, bien au contraire.
Demandez leur si vous pouvez garder leur contact pour les tenir au courant de l’évolution de votre entreprise et si un jour elles décident de quitter leur entreprise actuelle, qu’elles n’hésitent pas à vous contacter en premier. Ici, nous commençons à parler de vivier de candidats actifs ou de « Talent Nurturing ».
Emails pour le "Talent Nurturing"
Qu’est-ce que le Talent Nurturing ?
Le Talent Nurturing est l’art de nourrir les relations avec les candidats, en instaurant un échange constant pour garder le lien pendant le processus de recrutement.
On peut utiliser cette stratégie pour interagir aussi bien avec des candidats passifs susceptibles d’être intéressés par la société, qu’avec des candidats actifs ayant postulé. Le Talent Nurturing fait partie de la stratégie d’Inbound Recruiting et a pour but de fidéliser les talents.
Cette stratégie vise à retenir l’attention des candidats. Ces derniers sont de nos jours plus volatils que jamais. Pour certains métiers, nous observons souvent que ce sont eux qui prennent les décisions et qu’ils peuvent se retirer du processus de recrutement à tout moment. Quand un candidat est en recherche active, il postule à plusieurs entreprises, mais ce n’est pas parce qu’il a postulé qu’il suivra forcément le processus jusqu’au bout. Il faut donc lui donner une raison d’aller jusqu’au bout.
Le Talent Nurturing améliore l’expérience des candidats en leur donnant le sentiment d’être valorisés, en leur proposant une expérience personnalisée et unique. L’objectif est de partager du contenu qui réponde au mieux à leurs attentes. Les processus de recrutement actuels peuvent parfois sembler un peu obscurs. En tant que candidat, vous recevez souvent un premier message, puis vous n’entendez plus rien de l’entreprise pendant 1, 2, 3 semaines.
Pour maintenir l’engagement pendant le processus de recrutement, il est nécessaire de communiquer même après avoir accusé réception d’une candidature. A ce stade, le candidat a déjà une idée précise de ce que propose l’entreprise.
Les mesures à mettre en place pour maintenir l’engagement
Une fois que le candidat a postulé, il faut le tenir informé et être transparent sur le processus de recrutement. Cela peut sembler évident, mais peu d’entreprises le font actuellement. Par exemple, vous pouvez expliquer au candidat toutes les étapes qu’il devra franchir, et même, si possible, le délai moyen entre chaque étape.
Les entreprises communiquent beaucoup en amont sur tout ce qui concerne la marque employeur pour attirer, sensibiliser et inciter les talents à les rejoindre. Le problème : cette dynamique s’affaiblit, voire s’arrête complètement une fois que le candidat a postulé à l’entreprise. Pour créer cet engagement continu, vous pouvez envoyer un email avec toutes les informations nécessaires pour se préparer avant l’entretien. L’objectif ? Permettre au candidat de se projeter durablement sur le poste qu’il vise.
La vidéo est aujourd’hui un format très utilisé. Le succès des plateformes comme Instagram et TikTok en est la preuve. Les candidats, tout comme les consommateurs, aiment les courtes vidéos. Pour nourrir la marque employeur en continu, envoyez des conseils utiles en vidéo au candidat pour l’aider à mieux se préparer, à noter des questions à poser. Il sera alors rassuré et beaucoup plus serein le jour de l’entretien, car il y a souvent une certaine appréhension avant de passer un entretien.
Des recommandations pour vous initier au Talent Nurturing
- Identifiez les candidats pour lesquels vous souhaitez mettre en œuvre des actions spécifiques. Sur les métiers où la main d’œuvre est rare, les professionnels qualifiés sont très volatils, il faut leur accorder une attention particulière. Par exemple, les postes dans l’informatique, dans l’I.T., les ventes, mais aussi les métiers du BTP. Ces candidats sont rares et il faut alors se distinguer des concurrents.
- Il est important de procéder par étapes et de concevoir une expérience candidat cohérente avec la promesse de la marque employeur. Créer une sorte d’alignement, avant, pendant et après le processus de recrutement. Car, ce n’est pas parce qu’un candidat est refusé que nous ne pouvons pas garder le lien avec lui. Au contraire, lorsqu’il est recruté, cela doit se traduire par une bonne intégration côté collaborateur. D’où cet alignement !
L’objectif principal des emails transactionnels pour le recrutement est de rester dans l’esprit des candidats. Cela vous permettra de garder votre vivier de candidats actif. En effet, la grande majorité des ATS sont ni plus ni moins des gigantesques CV-thèques sous exploitées. Chez Stepward, nous construisons des ATS custom pour nos clients via Airtable.
Les meilleures pratiques :
- Ne pas envoyer plus d’un mail transactionnel par mois.
- Il est essentiel de proposer de la valeur ajoutée, et ne pas se limiter à parler uniquement de votre entreprise. Par exemple, si le candidat est un chef de projet digital, envisagez de lui préparer un mail pour faciliter sa veille technologique.
- Les mails doivent être faciles et rapides à lire, avec un maximum de 1000 caractères.
- Les mails doivent être marqués du nom de votre entreprise.
- Il est recommandé d’incorporer un appel à l’action tous les trois mois pour savoir où se situent les projets professionnels du candidat.
Email 1 : Suivi du processus de recrutement
Objet : [Nom de l’entreprise] – Évolution de votre candidature pour le poste de Développeur Web
Bonjour [Nom du candidat],
Nous avons bien pris en compte votre candidature pour le poste de Développeur Web au sein de [Nom de l’entreprise]. Nous vous remercions vivement pour l’intérêt que vous portez à notre société.
Il est important pour nous de vous transmettre les informations relatives à notre processus de recrutement pour que vous ayez une vision claire des différentes étapes à venir :
- Examen de votre candidature par notre équipe des ressources humaines (1 semaine)
- Entretien téléphonique pour mieux comprendre votre profil et vos aspirations (30 minutes)
- Test technique en ligne (1 heure)
- Entretien en face à face avec l’équipe technique (1 heure)
- Rencontre avec l’équipe de direction (30 minutes)
Nous nous engageons à vous fournir un retour d’information après chaque étape, dans un délai maximum d’une semaine. Nous vous encourageons à bien vous préparer pour votre entretien en vous renseignant sur notre entreprise et les projets en cours via notre blog et nos réseaux sociaux.
Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[Votre nom] Directeur des ressources humaines chez [Nom de l’entreprise]
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Il est important de tenir les candidats informés du processus de recrutement et de leur donner une idée du délai à prévoir. Cela montre que vous respectez le temps des candidats et que vous faites tout votre possible pour minimiser l’incertitude. Le mail est clair, concis et bien structuré. C’est une bonne pratique d’inviter les candidats à se préparer pour leur entretien en se renseignant sur votre entreprise.
Email 2 : Maintenir le contact avec le candidat
Objet : [Nom de l’entreprise] – Les tendances en développement Web à ne pas rater !
Bonjour [Nom du candidat],
En tant que Développeur Web, vous êtes probablement conscient de l’évolution rapide du secteur et de l’importance de rester à jour. Chez [Nom de l’entreprise], nous pensons qu’il est primordial de partager les connaissances pour aider chacun à se développer professionnellement.
C’est pour cela que nous avons préparé pour vous un résumé des dernières tendances en développement Web :
- La montée en puissance de frameworks JS tels que Vue.js et React.js
- L’essor du développement JAMstack
- L’importance de l’UX/UI dans le développement Web
- Le mouvement vers le Web 3.0
Pour en savoir plus sur chacune de ces tendances, consultez notre dernier article de blog ici : [lien vers l’article de blog]
Nous espérons que ces informations vous aideront dans votre veille technologique et nous aimerions beaucoup entendre vos opinions sur ces sujets lors d’un éventuel entretien.
Et vous, où en êtes-vous dans vos projets professionnels ? [lien vers un formulaire]
Cordialement,
[Votre nom] Directeur des ressources humaines chez [Nom de l’entreprise]
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Il offre une valeur ajoutée en partageant les tendances actuelles du développement Web, ce qui démontre que vous vous souciez du développement professionnel du candidat. Il crée également une opportunité de conversation et de discussion lors d’un éventuel entretien.
Avec la maîtrise de ces deux grandes étapes, vous devriez voir votre agenda se remplir de rendez-vous avec des candidats. Mais pour maintenir la relation, il faut prévoir des mails ou des messages pendant la mise en place de votre processus. Pour un candidat, une semaine peut sembler beaucoup plus longue que pour une entreprise. En effet, qu’ils soient en recherche active ou non, les candidats souhaitent avoir des nouvelles rapidement. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous pouvez toujours rester en contact grâce à des mails de suivi/post-entretien.
Modèles de mails de suivi / post-entretien
Dans le processus de recrutement, les mails de suivi sont essentiels pour maintenir une communication ouverte et transparente avec les candidats. Ils sont basés sur le principe de l’empathie : un candidat comprend que le recrutement peut prendre du temps, mais pour éviter la démotivation ou le risque de le perdre au profit d’une autre entreprise, il est crucial de maintenir son intérêt pendant une à deux semaines.
Un processus de recrutement est une étape significative pour une entreprise, mais il est encore plus impactant pour le candidat. L’attente d’une réponse, en particulier après un entretien qui s’est bien déroulé, peut être stressante. C’est ici qu’intervient la transparence, qui témoigne du professionnalisme et des compétences que toutes les entreprises doivent avoir. D’autant plus, que ces qualités sont souvent demandées chez les candidats également.
Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger un mail de suivi post-entretien :
- Utilisez le prénom du candidat
- Formulez un compliment
- Soyez précis
- Mentionnez le lieu et la date si un autre entretien est prévu, ou si une visite des bureaux ou une rencontre avec de potentiels futurs collègues est à l’ordre du jour
- Réitérez les missions ou les points clés du poste
- Ne faites pas attendre le candidat plus de trois jours
Exemple de bons mails :
EMAIL 1 :
Bonsoir Chloé,
Je reviens vers vous concernant nos précédents échanges.
Je vous confirme de nouveau mon intérêt pour votre candidature que je souhaite valider.
Comme indiqué précédemment, je ne peux pas vous donner l’intitulé de poste « Responsable Web-marketing », tant que la personne actuelle (en arrêt maladie) est toujours en poste.
Cependant, je peux vous proposer de commencer à travailler ensemble avec l’intitulé « Chef de projet digital » et modifier ensuite cet intitulé dès que ce sera possible.
Si cela vous convient, je peux vous proposer une rémunération de 42k€ brut annuel.
La prise de poste se ferait en fonction de votre disponibilité / capacité à venir sur Bordeaux. J’aimerais que ce soit possible avant fin août (sachant que je serais absent du 7 au 21).
Pour rappel, voici les missions prévues :
- Augmenter la visibilité en ligne de l’entreprise
- Générer des prospects qualifiés => Avec équipe SEA & SEO
- Améliorer l’expérience utilisateur sur le site web => Avec équipe UX
- Gérer la réputation en ligne => Avec équipe CM
- Suivre et analyser les performances
- Innover et tester de nouvelles stratégies de marketing
- Gestion de projet web-marketing (avec les différents services de l’entreprise)
- Accompagner / encadrer l’équipe web-marketing en s’appuyant sur les responsables de pôles
Tout un programme qui me semble passionnant à déployer ensemble !
Je serais donc très content de pouvoir vous compter dans l’équipe.
Je crois de mémoire que vous êtes sur Bordeaux demain, si vous avez un créneau, nous pouvons nous rencontrer pour en parler de vive voix.
Très bonne soirée à vous.
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail est bien structuré. Il commence par une approche directe et cordiale, soulignant l’intérêt de l’entreprise pour la candidature de Chloé. Le recruteur explique ensuite clairement les raisons pour lesquelles il ne peut pas offrir à Chloé le poste spécifique, ou plutôt l’intitulé de poste auquel elle a postulé. Le mail est transparent concernant le salaire proposé, et donne une idée du calendrier de prise de poste. Enfin, les missions du poste sont détaillées, ce qui permet à Chloé de savoir exactement ce qui est attendu d’elle.
EMAIL 2 :
Bonjour Chloé,
Je te remercie pour ton message et tu fais bien de me relancer. 🙂
Pour l’instant les appels d’offres sur lesquels nous sommes positionnés et qui vont conditionner le portefeuille à venir n’ont pas encore été clôturés…. je n’ai malheureusement pas de visibilité à date pour te permettre de te projeter. :/
Comment avances tu de ton côté ?
Je te propose de faire le point à la rentrée si cela te convient, je devrai y voir plus clair…
Bien à toi,
Jennifer
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail est également un bon exemple de communication empathique et transparente. L’émetteur répond à une relance de Chloé et explique pourquoi il ne peut pas encore donner de réponse définitive. Le recruteur propose une nouvelle date pour un suivi, ce qui est une bonne pratique car cela permet de ne pas laisser le candidat dans l’incertitude.
EMAIL 3 :
Bonjour Chloé,
Je te remercie pour ton mail.
J’ai en effet pu faire le point avec Soukaina et, après réflexion, nous allons avancer avec des profils ayant déjà une expérience solide dans des environnements appli mobile. Malheureusement donc, nous ne pourrons pas avancer avec ton profil.
Néanmoins, j’ai beaucoup apprécié nos échanges, et si tu es d’accord, je ne manquerai pas de te recontacter si la situation venait à changer.
Je te souhaite une bonne continuation dans tes recherches et de trouver le poste qui te correspondra le mieux.
Belle après-midi,
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail est un exemple de comment annoncer à un candidat qu’il n’a pas été retenu. Le ton est respectueux et empathique. L’émetteur souligne qu’il a apprécié les échanges avec Chloé et qu’il se souviendra d’elle si la situation change.
EMAIL 4 :
Hello Chloé,
Ravi de faire ta connaissance !
Je me présente je suis Valentin, co-fondateur et directeur du service client de l’agence XXX (groupe XXX).
Notre service RH m’a transféré ton CV suite à ta candidature sur une des offres du groupe XXX. Ton profil fit particulièrement avec une offre ouverte chez nous que tu pourras retrouver
sur ce lien.
J’aimerais qu’on échange ensemble lors d’un premier entretien.
Quelles sont tes prochaines disponibilités ? Idéalement, partage moi plusieurs créneaux pour que je puisse m’adapter !
J’espère à très vite,
Valentin
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail est également un exemple de bonne pratique. Le recruteur montre de l’intérêt pour le profil de Chloé, et propose un entretien. Il demande également à Chloé de lui communiquer ses disponibilités, cela montre du respect pour le temps du candidat.
Pour que vous puissiez encore mieux cerner les bonnes pratiques, il est utile également de voir ce qui faut éviter de faire dans la mesure du possible.
Exemple de mails à ne pas faire :
EMAIL 1 :
Bonjour Chloé,
Merci pour votre candidature au poste de Digital Communication Manager H/F au sein de XXX. Je souhaiterai échanger avec vous lors d’un premier entretien visio.
Pourriez-vous réserver un créneau dans mon agenda directement via ce lien : https://calendly.com/xxx/30min
Très bonne journée à vous et à bientôt.
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail est très impersonnel, ce qui peut donner à Chloé l’impression qu’elle n’est qu’un numéro parmi d’autres candidats. De plus, le recruteur demande à Chloé de réserver un créneau dans son agenda sans lui donner de contexte ou d’information supplémentaire. Cela peut donner l’impression que le recruteur manque de respect pour le temps de Chloé.
EMAIL 2 :
Bonjour Madame,
J’ai cherché à vous joindre afin de vous proposer une offre de Chargé de Projet Digital Senior (H/F), dans la région de Paris, Marseille ou en Full Remote.
Je vous invite à visionner cette offre : https://www.talentscommerciaux.fr/emplois/xxx-chef-de-projet-digital-full-remote/
Je vous laisse me dire si cette offre vous intéresse
Je reste à votre disposition et vous souhaite une belle journée,
Bien cordialement
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail n’est pas très clair sur le poste proposé et il n’y a pas d’interaction personnelle. Le fait de renvoyer à une offre de poste casse le côté “Chasseur de tête”. C’est comme si vous discutiez avec un prospect et à la fin il vous donne l’adresse mail [email protected]… Pas ouf ! De plus, il manque une introduction et une conclusion amicales et professionnelles, ce qui rend le mail impersonnel.
EMAIL 3 :
Bonjour,
Suite à notre échange, je vous confirme votre entretien dans nos locaux prévu le Vendredi 21 Juillet à 09h00.
Vous rencontrerez XX, Directrice Communication et Digital – Pôle d’Activité Vins de Marque.
Pour ce faire, nous vous donnons rendez-vous à XXX 33000 Bordeaux.
Lien Google Map : https://goo.gl/maps/AsHRJapgvDndarev6
L’accueil avertira de votre arrivée et au besoin vous pourrez contacter XX au 06 XX.
Je vous invite à nous contacter si vous avez le moindre contre-temps.
Bien cordialement,
Notre point de vue sur ce mail chez Stepward :
Ce mail manque de contexte. Il n’est pas clair si c’est une confirmation d’un entretien déjà convenu ou si c’est une proposition d’entretien. De plus, le ton est plutôt formel et autoritaire, ce qui peut être intimidant pour certains candidats. Il manque de chaleur et de personnalisation. Par exemple, une introduction accueillante ou un mot de remerciement pour le temps de la candidate auraient été appropriés.
Conclusion
L’art de l’emailing dans le cadre du recrutement est une compétence essentielle dans le monde des ressources humaines. Il peut transformer la manière dont vous attirez, engagez et retenez les talents.
Dans la première partie de notre guide, nous avons exploré comment les emails de prise de contact peuvent être utilisés pour la prospection de candidats. Les méthodes présentées, notamment l’utilisation de LinkedIn, l’emailing et le téléphone, peuvent mener à des résultats impressionnants, avec 3 à 4 candidats en phase de « négociation » en moins de trois semaines.
Dans la deuxième partie, nous avons présenté le concept de « Talent Nurturing ». Cela implique de maintenir un engagement constant avec les candidats, en leur offrant une expérience personnalisée et unique. De plus, nous avons discuté des mesures nécessaires pour maintenir cet engagement et des recommandations pour commencer à utiliser le Talent Nurturing.
Nous avons également partagé des exemples d’emails pour aider à guider votre processus de rédaction. Ces emails vous permettront de tenir les candidats informés du processus de recrutement, de leur offrir une valeur ajoutée et de garder un contact constant avec eux.
En maîtrisant ces techniques, votre agenda de recrutement devrait se remplir rapidement et votre entreprise pourra attirer et retenir les meilleurs talents. Cela nécessite un investissement en temps et en énergie, mais les résultats en valent la peine. Rappelez-vous, chaque candidat est unique et mérite une attention individuelle pour maximiser leur potentiel et leur engagement envers votre entreprise. La réussite de vos campagnes de recrutement dépend en grande partie de la qualité de votre communication. Prenez le temps de personnaliser vos messages, soyez transparent et réactif, et n’oubliez pas de proposer une valeur ajoutée. En faisant cela, vous augmenterez vos chances de réussite dans le recrutement de talents de haut niveau.
Une fois ce contenu travaillé, il sera opportun de se pencher sur l’automatisation du sourcing candidat.
